QR-Rechnung: das neue Zahlungsverfahren für Unternehmen

Am 30. Juni 2020 wurde schweizweit die QR-Rechnung eingeführt. Sie vereinfacht das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen und löst nach einer Übergangsfrist die bisherigen roten und orangefarbenen Einzahlungsscheine ab. Als Rechnungssteller und -empfänger müssen Sie daher unter Umständen Ihre Softwarelösung anpassen.

QR-Rechnungen können Sie mit ein paar einfachen Schritten am Computer erstellen und selbst drucken. Noch einfacher geht es, wenn Sie diese über ein Softwareprogramm erstellen und bezahlen.

Die QR-Rechnung erfüllt die Anforderungen für die 100-prozentige digitale Verarbeitung. Doch auch wenn Sie weiterhin in Papierform abrechnen möchten, reduziert sich Ihr Aufwand.

Weitere Informationen der SIX finden Sie hier oder als PDF zum Download.

Quelle: SIX Group

Vorteile der QR-Rechnung für Rechnungssteller

  • Sie können Rechnungen auf weissem, perforiertem Papier selbst drucken und müssen keine vorbedruckten Einzahlungsscheine mehr bestellen.
  • ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden. Für Zahlungen im SEPA-Raum stehen Ihnen SCOR-Referenzen zur Verfügung.
  • Sie können die Referenz durch eine Mitteilung ergänzen.

Vorteile der QR-Rechnung für Rechnungsempfänger

  • Das Scanning des QR-Codes ersetzt die manuelle Erfassung der Zahlungsdaten.
  • Sie erhalten Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich.
  • Sie wählen den Zahlkanal: E-Banking, mobile Banking oder am Schalter.

So stellen Sie erfolgreich um

1. Rechnungssteller mit eigenem Rechnungsdruck

Falls Sie Ihre bisherige Software weiterhin verwenden möchten, kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.

Wenn Sie mit einer Eigenentwicklung arbeiten, stellen Sie frühzeitig sicher, dass diese auch QR-Rechnungen erstellen kann. Nach einer Übergangsfrist ersetzt die QR-Rechnung die bisherigen Einzahlungsscheine komplett.

Wenn Sie Ihre ESR-Zahlungseingänge mit Ihren offenen Forderungen über die v11-Meldung abgleichen, ist die Umstellung auf "camt-Meldungen" nötig, bevor Sie Ihre erste QR-Rechnung verschicken.

2. Rechnungssteller mit vorbedruckten Einzahlungsscheinen

Mit der QR-Rechnung können Sie im e-Banking wie gewohnt bedruckte Zahlteile und bis zur Ablösung auch rote und orangefarbene Einzahlungsscheine bestellen.

3. Rechnungsempfänger ohne Kreditorensoftware

Falls Sie keine Software für Ihr Kreditorenmanagement nutzen und Ihre Rechnungen via e-Banking zahlen, müssen Sie nichts unternehmen. Für VZ-Kunden erfolgt die Zahlungserfassung von QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020.

4. Rechnungsempfänger mit Kreditorensoftware

Wenn Sie eine Softwarelösung für Ihr Kreditorenmanagement nutzen, sollten Sie rasch mit Ihrem Anbieter klären, ob diese QR-Rechnungen verarbeiten kann.

Wenn Sie eine Eigenentwicklung im Einsatz haben, stellen Sie frühzeitig sicher, dass diese technisch in der Lage ist, QR-Rechnungen zu bezahlen.

Beachten Sie unbedingt, dass die QR-Rechnung nur noch die IBAN und QR-IBAN als Kontonummern akzeptiert. Deshalb sollten Sie Ihre Zahlungsdaten umgehend aktualisieren.

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